Exel Composites päätti vaihtaa CRM-järjestelmänsä. Projektissa lähdettiin etsimään helppokäyttöistä ja läpinäkyvää asiakkuudenhallintajärjestelmää, joka palvelisi koko organisaatiota tuotekehityksestä asiakaspalveluun. Tärkeänä kriteerinä oli myös sujuva integroitavuus Epicor ERP-järjestelmään. CRM:n valinnassa päädyttiin HubSpotiin ja implementointikumppaniksi valikoitui Vipu.
Exel Composites on globaali pörssiyhtiö, joka on erikoistunut suunnittelemaan ja valmistamaan komposiitteja. Exel jalostaa komposiitteja erityisesti logistiikan, rakennusten, tuulivoiman ja teleoperaattoreiden käyttöön.
Suomalainen Exel Composites on toiminut yli 60 vuotta. Yritys palvelee asiakkaita monilla eri teollisuuden aloilla ympäri maailmaa. Organisaation tavoitteena on olla globaalisti ensimmäinen valinta kestäville komposiittiratkaisuille.
Yrityksen aiemmin käyttämä CRM-järjestelmä, Dynamics, oli tullut tiensä päähän. Vanhan CRM-järjestelmän ylläpito aiheutti suuria kustannuksia ja vaati sisäisesti paljon resursseja.
Eri maiden myyntitiimeillä ei ollut yhteistä myyntiprosessia, jolloin globaalin myynnin kokonaistilannetta oli lähes mahdotonta hahmottaa ja johtaa. Usein huomattiin tärkeän asiakasdatan olevan kadoksissa eri tiimiläisten sähköpostilaatikoissa ja tähän hajallaan olevan tiedon etsintään käytettiin kohtuuttomasti aikaa. Näihin asioihin tarvittiin uutta näkökulmaa ja yhteistyökumppani. Konsultatiivisen tuen lisäksi haluttiin uusi asiakkuudenhallintajärjestelmä. Tässä kohtaa Exel otti yhteyttä Vipuun, ja yhteistyö alkoi.
Uuden CRM-järjestelmän käyttöönotolle oli useita syitä. Käyttöönotolle määriteltiin kolme tärkeintä tavoitetta:
Globaalista myyntitiimistä yli puolet eivät käyttäneet vanhaa järjestelmää lainkaan ja monia myyntiä helpottavia työkaluja, kuten tarjoustyökalua (CPQ), ei käytetty, koska järjestelmä koettiin liian vaikeaksi käyttää. Koska vanhan CRM-järjestelmän käyttöaste oli huono, myyntitiimille tarvittiin uusi CRM-järjestelmä, jota he haluaisivat ja olisivat valmiita käyttämään. Yksi tärkeimmistä tavoitteista oli saada koko globaali myyntitiimi mukaan uuden järjestelmän käyttöön ja luoda halukkuutta sen käyttämiseen.
Läpinäkyvyys koko organisaation sisällä koettiin myös merkittäväksi. Exel Composites on ollut vahvassa kasvussa viime vuosina, mutta osastojen siiloutuminen nähtiin ongelmana. Myynnin asiakasdata ei saanut enää jäädä istumaan myyjien omiin sähköpostilaatikoihin, vaan se tuli saada kaikille näkyväksi, sillä yrityksen toimintamallissa myös asiakaspalvelulla on tärkeä rooli jälkimyynnissä.
Exelin tarpeisiin parhaiten sopivaksi lisenssiksi valittiin Sales Hub Enterprise, ja käyttöönoton yhteydessä toteutettiin sekä ERP-integraatio että datamigraatio.
Projekti käynnistettiin Vivun toimintamallin mukaisesti työpajoilla. Työpajoissa mm. kartoitettiin siirrettävät tiedot eri järjestelmien välillä, käytiin läpi nykyiset myynti- ja palveluprosessit sekä määriteltiin HubSpotin ja Exelin toiminnanohjausjärjestelmän välisen integraation vaatimukset.
Käyttäjät sitoutettiin projektiin kattavan koulutuksen avulla. Koulutuksessa heille esiteltiin uuden CRM-järjestelmän helppokäyttöisyys ja hyödyt arjen myyntityössä. Koulutuksia järjestettiin ryhmä- ja pienryhmätyöskentelynä, jonka avulla osallistujat saivat aitoa kokemusta järjestelmän käytöstä jo ennen varsinaista käyttöönottoa. Yhteistyö muiden kanssa auttoi käyttäjiä ymmärtämään, kuinka vaivatonta järjestelmän käyttö on. Tarjosimme jatkuvaa tukea koko muutosprosessin ajan.
Ensimmäisten työpajojen jälkeen käynnistettiin datamigraatio, joka on tärkeä vaihe käyttöönotossa. Vanhan CRM-järjestelmän tiedot siirrettiin ja puhdistettiin huolellisesti. Puhdistettu data siirrettiin HubSpotiin, ja tiedot vertailtiin alkuperäisen järjestelmän tietoihin oikeellisuuden varmistamiseksi. Samaan aikaan aloitettiin järjestelmän tekninen asennus.
Myyntiprosessin yhtenäistäminen aloitettiin luomalla yhteinen myyntiputki. Lisäksi myynnin automaatiot suunniteltiin ja otettiin käyttöön tukemaan uutta myyntiprosessia. HubSpotin tarjoustyökalu räätälöitiin vastaamaan Exelin tarpeita, jotta prosessin vaiheet voitiin vakioida tehokkaasti myyjien arkeen.
Projekti saatiin onnistuneesti valmiiksi suunnitellussa aikataulussa, ja kaikki keskeiset tavoitteet saavutettiin. Tärkein tavoite – saada suurin osa organisaatiosta käyttämään uutta CRM-järjestelmää – toteutui.
Organisaation eri maiden myyntiprosessien yhtenäistäminen oli haastava tehtävä, mutta siinä onnistuttiin. Työtapojen vakiointi toi tehokkuutta ja selkeyttä myyntityöhön.
Järjestelmän ansiosta asiakasdata on nyt läpinäkyvää koko organisaatiossa. Tämä näkyy virheiden määrän vähenemisenä, sähköpostien määrän huomattavana laskuna sekä työskentelyn tehostumisena.
Asiakas on erittäin tyytyväinen projektin lopputulokseen:
Olemme todella tyytyväisiä HubSpotiin myynnin järjestelmänä, sekä Vivun kykyyn hoitaa käyttöönotto. Saavutimme kaikki keskeiset projektille asetetut tavoitteet.”
Olli Tevä, Exel Composites
Käyttöönottoprojektin jälkeen olemme siirtyneet jatkuvan kehityksen vaiheeseen. Käyttöönotto harvoin päättyy järjestelmän käyttöönottoon, vaan usein kehittämistä tarvitaan projektin jälkeen. Kun käyttäjät ovat päässeet kunnolla käyttämään järjestelmää, siitä kerätään palautetta ja kehitysehdotuksia.
Olemme erittäin ylpeitä, että olemme saaneet toteuttaa tämän projektin Exel Compositesille. Kyseessä oli maailmanlaajuinen ja vaativa projekti, mutta juuri tällaiset haasteet ovat ydinosaamistamme.”
Jussi Liimatainen, CEO, Vipu
Sales Hub -järjestelmän ja ERP-integraation käyttöönoton jälkeen Exel Composites on ottanut käyttöön myös Marketing Hubin ja Service Hubin, laajentaen järjestelmän hyötyjä entisestään.
Onko teillä haasteita myynnin johtamisessa tai tarvetta hioa myyntiprosessi tukemaan tehokasta työskentelyä? Ota yhteyttä, niin selvitetään, kuinka voimme auttaa.