Mikä on järjestelmäintegraatio?

Järjestelmäintegraatio tarkoittaa eri järjestelmien yhdistämistä siten, että tarvittava tieto kulkee järjestelmien välillä virheettömästi ja automaattisesti. Integraation avulla voidaan siirtää yhdistää tärkeää dataa erilaisista järjestelmistä ja vähentää manuaalisen työn ja inhimillisten virheiden määrää.

Ei ole olemassa yhtä järjestelmää joka ratkaisisi yrityksen kaikki tarpeet. Liiketoiminnan kehityksen kannalta,  yrityksillä on kuitenkin tarve voida hyödyntää esim. asiakkuutta koskevaa dataa keskitetysti yhdestä järjestelmästä. Niinpä nykyisin lähes kaikkiin HubSpot-käyttöönottoihin liittyy yksi tai kaksi integraatiota asiakkaan olemassa oleviin järjestelmiin. Useimmiten integraatio tarvitaan toiminnanohjausjärjestelmään (ERP), taloushallinnon ohjelmaan tai julkaisujärjestelmään

Esimerkkejä integraatioista Netvisor - Salesforce - Epicor 

HubSpot tarjoaa yli tuhat natiivi-integraatiota

HubSpot tarjoaa monia itsekehittämiään, ilmaisia natiivi-integraatioita yleisesti käytettyjen sovellusten ja järjestelmien kanssa, kuten Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Mailchimp, Teams, Canva, Databox, Google Ads, Linked, Instagram, Twitter jne kanssa. 

Eri palveluntarjoajat tarjoavat lisäksi valmiita, maksullisia natiivi-integraatioita. Valmiissa integraatiossa usein riittää integraation asennus, jolloin järjestelmien välille on luotu valmiiksi välikappale, middleware, jonka avulla tieto saadaan kulkemaan. Valmiissa integraatiossa järjestelmien välillä kulkeva tieto on määritelty valmiiksi.

Maksullisia valmiita integraatioita on olemassa mm. seuraaviin järjestelmiin  Linkedin Sales Navigator, Asana, DocuSign, SurveyMonkey, Shopify, Woocommerce, Salesforce 

Erilaisilla integraatioilla laajennetaan olemassa olevien järjestelmien ominaisuuksia. Shopify-integraatiolla verkkosivuille saadaan verkkokauppa tai WhatsApp -integraatiolla tärkeä asiakasviestintä tuodaan suoraan CRM:ään. Natiivi-integraatiossa on valmiiksi määritelty, mitä tietoa järjestelmien välillä on mahdollista kuljettaa.

Ilmaiset integraatiot (mm. sähköposti ja yrityksen sosiaalisen median kanavat) tehdään osana HubSpot-käyttöönottoa, konsultin opastamana yhdessä asiakkaan kanssa. 

Tutustu sekä maksullisiin että maksuttomiin natiivi-integraatioihin täällä

Integraatiot Operations Hubia hyödyntäen

HubSpotin Marketplacen tarjoamien natiivi-integraatioiden lisäksi HubSpotin Operations Hub mahdollistaa monien järjestelmien integraation ilman koodaamista, jolloin integraatio on ainoastaan tietokenttien mäppäystä järjestelmästä toiseen. Operations Hubin avulla koodittomasti integroitavia järjestelmiä ovat mm. Dynamics 365, Zendesk, Freshdesk, Zoho, Netsuite ja Smartsheet.

Tutustu Operations Hubin avulla toteutettaviin integraatioihin täällä

Koodaamista vaativat, yksilölliset integraatiot

Jos HubSpotin Marketplace tai Operations Hub eivät tarjoa ratkaisua tarvittavan integraation toteutukseen, suunnitellaan ja toteutetaan integraatio yksilöllisesti. Yksilöllisesti suunniteltava integraatio tulee kyseeseen siis silloin, kun järjestelmien välille ei ole rakennettu valmista integraatiota. 

HubSpotin avoin API-rajapinta mahdollistaa järjestelmien välisen integraation ja rajapinta toimii ikään kuin ikkunana järjestelmän tietoihin, joita voidaan sitten siirtää tämän ikkunan kautta toiseen järjestelmään. 

Koodaamista vaativat integraatiot voidaan toteuttaa kolmella tavalla:

• Jos järjestelmien tieto kulkee samassa muodossa, integraatiossa haluttu tieto on helppo saada “uimaan” API-rajapintojen avulla suoraan järjestelmästä toiseen.

• Jos tieto kulkee eri muodossa, vaihtoehtoja on kaksi: järjestelmien välille on olemassa middleware järjestelmä, joka muuttaa tiedon sopivaan muotoon per järjestelmä TAI järjestelmien välille luodaan middleware järjestelmä, jolloin tarvittava tieto ui halutusti järjestelmien välillä. 

Integraatiot voivat olla yksisuuntaisia tai kaksisuuntaisia

Yksisuuntaisessa integraatiossa lähettävä järjestelmä lähettää tietoja vastaanottavaan järjestelmään. Eli esimerkiksi jos HubSpot on integroitu yksisuuntaisesti Netvisoriin, HubSpot lähettää valitut tietokentät Netvisoriin, jolloin HubSpotin data tulee näkyväksi Netvisorissa. Yksisuuntaisessa integraatiossa tieto liikkuu vain yhdestä järjestelmästä toiseen.

Kaksisuuntaisessa integraatiossa halutut tiedot kulkevat molempiin suuntiin. Eli voidaan esimerkiksi määrittää, että kun kauppa voitetaan HubSpotissa, siitä kulkee tieto suoraan Netvisoriin. Ja kun asiakas sitten maksaa laskun, tieto maksetusta laskusta näkyy HubSpotissa asiakaskortilla. Eli tieto liikkuu kaksisuuntaisesti, järjestelmästä toiseen. 

Lue lisää aiheesta Netvisor-integraatio rikastaa CRM dataa

Miksi integraatio kannattaa?

Integraatio tehdään yleensä ajan- ja kustannusten säästämiseksi. Yleensä yhdessä järjestelmässä toimiminen nopeuttaa ja helpottaa työskentelyä, jolloin on mahdollista tehdä enemmän ja laadukkaammin töitä. 

Hajallaan olevan datan kerääminen on työlästä, ja dataan perustuvien päätösten tekeminen on haastavaa, jos tärkeät tiedot eivät ole yhdessä paikassa. 

Integraation avulla datan laatu paranee, liiketoimintojen yhteistyö mahdollistuu, työ on tehokkaampaa ja päätöksiä voidaan tehdä aidon tiedon perusteella.

Lyhykäisyydessään integraatio kannattaa, koska:

• Tasokkaampaa dataa strategisten päätösten tekemiseksi
• Datan siirto järjestelmien välillä on reaaliaikaista ja inhimilliset virheet vähenevät
• Dataa voidaan muokata ja järjestää paremmin
• Käytössä olevista järjestelmistä saadaan maksimaalinen hyöty irti

Vivulla on vahva osaaminen erilaisten integraatioiden suunnittelusta ja toteutuksesta HubSpotin ja eri järjestelmien välillä. Nykyisin koodattavatkin integraatiot ovat arkipäiväistyneet ja keskimäärin projektiin kuluva aika on 1,5 - 2 kk.

Kokemuksemme mukaan mikä tahansa järjestelmä saadaan keskustelemaan HubSpotin kanssa ja toisinpäin - toteutustapa vain vaihtelee.

HubSpot-integraatiossa on monenlaisia ratkaisutapoja. Nopein tapa selvittää, millaisen toteutuksen juuri teidän tarvitsemanne integraatio tarvitsisi, on kysyä se meiltä suoraan. 

Ota yhteyttä, niin autamme.