HubSpot – maailman paras CRM skaalautuville yrityksille

Skaalautuva yritys tarvitsee myynnin ajuriksi nykyaikaisen myynninohjausjärjestelmän, jolla tehostetaan ajankäyttöä sekä ohjataan myyjiä keskittymään aidosti potentiaalisiin asiakkaisiin. HubSpot Sales Hubin avulla tehosteaan tiedonhallintaa, vähennetään rutiininomaista työtä sekä autetaan myyntijohtoa saamaan parempi kokonaiskuva myynnin tilanteesta. 

HubSpot on toiminut jo pitkään edelläkävijänä modernin myynnin sekä markkinoinnin järjestelmänä ja on vakiinnuttanut asemansa viimeisen viidentoista vuoden aikana oman alansa markkinajohtajana. HubSpotia käyttää maailmanlaajuisesti jo yli 120 000 yritystä sekä organisaatiota ja sen ekosysteemin yhteenlaskettu liikevaihto on noin 16 miljardia euroa. 

HubSpot Sales Hub digitalisoi ja tehostaa myyjän arjen työtä useiden erilaisten ominaisuuksien avulla:

• Kaikki asiakkuuteen liittyvä keskustelu, dokumentit ja tarjoukset tallentuvat yhteen näkymään asiakaskorttiin.
  
  
• Asiakkuuteen liittyvät muistiinpanot ja tehtävät kirjataan samaan asiakaskorttiin ja esim. tehtävät/muistutukset voi ajastaa itselleen.
  
  
• Myyjäkohtaisen kalenterilinkkivarauksen kautta asiakas voi halutessaan varata verkkosivujen kautta keskustelutuokion myyjän kanssa hänelle sopivaan ajankohtaan.
  
  
• Myyjäkohtaiset automatisoidut viestiketjut säästävät myyjän aikaa henkilökohtaisiin myyntityötä vaativiin töihin.
  
  
• Toimii myös mobiilisti - missä vain ja milloin vain.
  
  
• Myyjä saa viestin, kun asiakas avaa viestin tai dokumentin, tai kun asiakas palaa viestin pariin.
  
  
• Kun asiakas tilaa vaikkapa yrityksen uutiskirjeen ja vierailee tämän jälkeen yrityksen verkkosivuilla, saa myyjä tästä verkkosivuvierailusta viestin.
  
  

Sales Hub tehostaa lisäksi myynnin johtamista ja auttaa reagoimaan proaktiivisesti myynnin kehitykseen:

• Myyntipipelinen avulla voidaan seurata reaaliaikaisesti myyntiprosessin eri vaiheita ja tarjouksen etenemistä hyväksyntään/hylkäykseen saakka. Pipelinen vaiheet räätälöidään yrityskohtaisiksi vastaamaan yrityksen omaa myyntiprosessia. Pipeline auttaa myös hahmottamaan mahdollisia myynnin pullonkauloja, joihin myyntijohto voi puuttua ja saada näin vaikkapa klousausprosenttia parannettua.
  
  
• Järjestelmä mahdollistaa myyjäkohtaisen suoritumisen seurannan riippuen siitä, mitä tavoitteita myyjälle on euromääräisten tavoitteiden lisäksi asetettu.
  
  
• Dashboardit kokoavat kaiken myynnin johdon ja ylimmän johdon kannalta tärkeimmän datan helposti luettavaan graafiseen muotoon - 24/7.
  
  
• Asiakaskortille kertyvä tieto on läpinäkyvää ja esim. myyjävaihdoksen yhteydessä asiakkuuteen liittyvä tieto on kätevästi uuden myyjän saatavilla.
  
  
• Sales Hubiin voidaan integroida tarvittaessa muita liiketoimintajärjestelmiä ja näistä järjestelmistä saatava data voidaan kerätä myös HubSpotin dashboardille.

Mikäli uutta järjestelmää ei käytetä sovitulla tavalla, on järjestelmä helposti vain kuluerä, eikä lisäarvoa tuottava ja myyntiä tehostava. HubSpot Sales Hub on aidosti helppokäyttöinen ja nopeasti omaksuttavissa. Koska kyseessä on pilvipalvelu, voidaan järjestelmä ottaa käyttöön tunneissa.

Kuinka käyttöönotto käytännössä tapahtuu?

Uuden myynninohjausjärjestelmän käyttöönoton tulisi olla loistava mahdollisuus tehostaa ja johtaa myyntiä. Toisaalta järjestelmähankkeissa on aina olemassa riski mennä metsään. Miten varmistat onnistumisen järjestelmän valinnassa ja käyttöönotossa?

1. Sitouta yrityksen ylin johto mukaan

Myynninohjausjärjestelmän käyttöönotto ei ole vain myynnin hanke. Kaikkien johtotasolla työskentelevien henkilöiden on tuettava käyttöönottoa ja jalkautusta. Johdon pitää puhua muutoksen puolesta, sen tarpeellisuudesta ja eduista kaikkien kannalta.

2. Osallista ja innosta tulevat käyttäjät

Projekti CRM-järjestelmän käyttöönottossa alkaa käytännössä jo ennen kuin yhtäkään uutta käyttäjätunnusta järjestelmään on luotu. Muutostilanteessa henkilöstö kasvaa innokkaiksi käyttäjiksi, kun heidät otetaan mukaan suunnitteluun ja tavoitteiden määrittelyyn alusta alkaen. Ota kaikki hyöty irti ihmisten kokemuksesta, näkemyksestä ja mahdollisuudesta osallistua.

3. Määrittele, kuka on myynninohjausjärjestelmän omistaja

Hanketta pitää johtaa myynnin näkökulmasta. Usein myynninohjausjärjestelmä valitaan IT-osaston toimesta ja tällöin vaakakupissa painavat toisenlaiset asiat, kuten vaikkapa yhteentoimivuus Windows-järjestelmän kanssa tai aiemmat yhteistyösopimukset vakiintuneen järjestelmätoimittajan kanssa.

On kuitenkin hyvä ymmärtää, että myynnin työn ja arjen haasteet sekä raportoinnin vaateet tuntee kuitenkin parhaiten myynti. Vaikka myyntijohtaja ei itse olisikaan tietojärjestelmäorientoitunut henkilö, vahva suositus on, että tämän järjestelmän tarvekartoitusta ja projektia johtaa nimenomaan myynti mahdollisesti IT-osaston tuella varustettuna.

4. Kuvaa myyntiprosessisi ja määrittele liiketoiminnalliset tavoitteet

Minkälainen on yrityksesi myyntiprosessi? Millaisista eri osavaiheista myyntiprosessi muodostuu? Minkälaisia toiminnallisuuksia, seurantaa ja raportointia teillä kaivataan? Ota selvää eri järjestelmien toiminnallisuuksista, liikkuvaa työtä helpottavista mobiilisovelluksista ja myynnin vaatimuksista ennen kuin teet valintasi.

5. Pyydä demo ja varmista, että järjestelmä sisältää myös myyntipipelinen

Järjestelmän käytön pitää olla helppoa ja yksinkertaista. Liiketaloudellisten tavoitteiden määrittelyn jälkeen tarjolla on todennäköisesti useita vaihtoehtoja myynninohjausjärjestelmäksi. Pyydä muutamasta järjestelmästä demo-tilaisuus. Demon avulla selviää parhaiten järjestelmän käytettävyys, loogisuus ja raportointimahdollisuudet.

Demo-tilaisuuden vetäjä esittää samalla myyntiprosessiin ja järjestelmävaateisiin liittyviä konsultatiivisia kysymyksiä, jotka taas auttavat hankinnassa eteenpäin. Perustoimintoja ovat asiakkaiden ja liidien yhteystietojen ylläpito, sekä mahdollisuus kirjata ylös mm. mitä on keskusteltu ja milloin on aika ottaa yhteyttä uudelleen. Pyydä myös näyttämään myyntipipeline-näkymä, joka esittää visuaalisessa muodossa yhteydenotot, tapaamiset, tarjoukset ja kaupat sekä miten tarjoukset/diilit pipelinessä liikkuvat ja mitä toimintoja voidaan automatisoida.

Myyntipipeline on yksi näkymä, jossa näkyvät myyntiprosessin tapahtumat kootusti. Yhdellä silmäyksellä on helppo hahmottaa, onko esimerkiksi myyntisuppilo oikean mallinen tai onko tapaamisia, demoja tai tarjouksia liian vähän.

6. Luo teidän yrityksen tarpeisiin soveltuva järjestelmä

Liiketoiminnallisten tarpeiden määrittely projektin alussa on todella tärkeää, jotta valituksi tulee yrityksellenne sopivin myynninohjausjärjestelmä. Koska vaihtoehtoja on lukemattomia erilaisia, kannattaa miettiä mikä niistä tukee juuri teitä parhaiten. Kovin suppea järjestelmä ei auta kuin muutaman askeleen eteenpäin ja taas liian massiivisen järjestelmän hyödyntäminen voi olla tehotonta ja käyttöaste jäädä pieneksi.

7. Ota selvää hinnoittelusta, ohjelmointitarpeesta ja järjestelmätuesta

Myynninohjausjärjestelmät ovat yleensä kuukausihinnoiteltuja per käyttäjä, jolloin kustannukset ovat hyvin ennakoitavissa ja budjetoitavissa. Soveltuvuutta yrityksen tarpeisiin ja budjettiin heikentää se, jos yrityksellesi räätälöidyn perusnäkymän luomiseen vaaditaan koodarin tai järjestelmäasiantuntijan ammattitaitoa.

Joissakin järjestelmissä kuten HubSpotissa maksulliset lisenssit mahdollistavat järjestelmän veloituksettoman käytön sellaisille henkilöille, jotka eivät CRM-järjestelmää päivittäin käytä tai joiden täytyy vain voida tietoja ylläpitää tai päivittää. Ylimmälle johdolle usein riittää, että he pääsevät seuraamaan analytiikkaa ja tämäkään toimenpide ei vaadi HubSpotissa maksullista lisenssiä.

Ennen tarjouspyyntövaihetta on tärkeää hahmottaa sisäisesti, millaisia käyttäjäryhmiä yrityksellä on ja miten eri ryhmien tulee voida järjestelmää käyttää. Tarkista kumppanilta, kuuluuko maksullisen lisenssin hintaan mahdollisesti joitakin rajattuja ominaisuuksia - saatat säästää merkittävästi. Kysele myös eri järjestelmien käyttökokemuksista tuttavilta. Ja jos vain mahdollista, kannattaa kysellä käyttökokemuksista myös yrityksiltä, jotka ovat suuruudeltaan ja toimintatavoiltaan oman yrityksesi kaltaisia.

8. Päätöksenteon jälkeen panosta pelisääntöjen luomiseen

Olkoon valittu järjestelmä kuinka helppokäyttöinen tahansa, ei se edistä tavoitteita, mikäli jokainen käyttäjä käyttää järjestelmää hieman eri tavoin. Tiedot eivät ole vertailukelpoisia ja tilannekuvan muodostaminen vaikeaa. Pelisäännöt täytyy siis laatia huolella ja koko tiimin voimin, dokumentoida ja myös varmistaa aika ajoin, että niitä noudatetaan.

9. Toista, toista ja toista

Käyttöönotolle kannattaa asettaa aikataulu ja tavoitteet niin, että käyttäjät tekevät jotain uudessa järjestelmässä päivittäin. Ensimmäisessä koulutustilaisuudessa perehdytään perusasioihin ja seuraavassa koulutuksessa syvennetään taas asioita ja jatketaan omakohtaista kokeilemista.

Kun käyttäjät ohjataan järjestelmään joka päivä, sen käytöstä tulee rutiinia. Ohjattu, yhteinen sisäänajo on välttämätöntä myös pelisääntöjen muodostamiseksi ja niiden sisäistämiseksi. Kun käyttäjät ovat saaneet olla mukana prosessissa alusta alkaen ja saaneet hyvän käyttöönottokoulutuksen, rakentaa se motivaatiota saada homma toimimaan.

10. Laajenna käyttöä

Kerää käyttäjäpalautetta, laajenna ja kehitä järjestelmän älykästä käyttöä. Onko myyntiprosessissa jotain, mitä voitaisiin automatisoida? Arjen kiireessä järjestelmän hyödyn maksimoiminen saattaa helposti jäädä. Pidä siis järjestelmäkumppanin kanssa säännöllisiä palavereja ja kerro saamastasi käyttäjäpalautteesta.

Avaa myös myynninprosessianne sekä mahdollisia pullonkauloja ja pyydä kumppania ehdottamaan ratkaisuja. Näin myynninohjausjärjestelmän käyttöaste kasvaa ja samalla myös datan määrä ja analytiikka avaavat uusia näkymiä myyntiin.

HubSpot on liiketoimintajärjestelmien kokonaisuus, joka yhdistää myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun järjestelmät yhdeksi kokonaisuudeksi. Kokonaisuuteen kuuluvat Sales Hub (myynti), Marketing Hub (markkinointi) ja Service Hub (asiakaspalvelu). Yhteensopivuudesta huolimatta hubit toimivat myös itsenäisesti.

Kiinnostuitko?

Olipa yrityksenne jo käyttänyt jotain myynninohjausjärjestelmää aiemmin tai vasta suunnittelemassa ensimmäisen kerran järjestelmän käyttöönottoa, auttaa Vipu käyttöönoton suunnittelussa, aikatauluttamisessa ja koulutuksessa.

Haluaisitko keskustella kanssamme? Varaa sinulle sopiva tästä.

HubSpot tarjoaa asiakaskokemuksen ymmärtämiseen ja kehittämiseen vaadittavan teknologian, jonka avulla saadaan tietoa asiakkaiden aktivoitumisesta ja tarvittaessa erotellaan suuresta kontaktimäärästä kaikkein potentiaalisimmat liidit.